POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

1. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

2. OBJETIVO

AROC SAS (en adelante, reconocido como “La Compañía”) reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal de sus accionistas, clientes, proveedores y talento humano (en adelante, reconocidos como “Titular(es) de la información” o “Titular(es)”) cuando desarrollan actividades relacionadas con la recolección, obtención, uso, registro, estructuración, almacenamiento, conservación, comunicación, circulación, difusión, posesión, interconexión, supresión, destrucción, transmisión y/o transferencia a nivel local y/o internacional (en adelante, “Tratamiento”) de los datos personales que los Titulares suministran a la Compañía a través de los diversos canales habilitados (digitales y/o físicos) y que se encuentren bajo el control de la misma conforme al régimen legal de protección de datos personales que sea aplicable en el territorio en el que la Compañía tenga operación y conforme a las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. El objetivo de la presente Política de Tratamiento de datos personales es comunicar e informar cómo utilizamos los datos personales, detallaremos los tipos de datos personales que van a ser Tratados por la Compañía, las finalidades para el tratamiento de la información personal, los derechos y los deberes que asisten como Titular de la información, los procedimientos para ejercerlos y las obligaciones que bajo las leyes de protección de datos personales nos son aplicables.

3. RESPONSABLE

RAZÓN SOCIAL: AROMÁTICOS DE OCCIDENTE S.A.S.

4. INTRODUCCIÓN

Definiciones:

La Compañía entiende por datos personales y/o información personal, toda aquella información vinculada y/o que pueda asociarse a una y/o a varias razones sociales o personas naturales que la identifiquen y/o la hagan identificable como, por ejemplo: marca, nombre, apellido, datos de contacto, datos de localización, datos de ubicación, entre otros.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).

Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).

Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).

Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales (identificadas o identificables), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.)

Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.

Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.

Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).

Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.

5. DESCRIPCIÓN

VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN

Es deber como Titular de la información suministrar a la Compañía los datos personales y de los terceros que han habilitado para ello, actualizados, veraces, completos, exactos y correctos, debido a que dependiendo de la calidad de la información suministrada nos permite prestar los servicios contratados de forma adecuada. La Compañía presumirá la veracidad de la información suministrada y no asumirá la obligación de verificar la identidad, veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos y/o documentos que cada uno de los Titulares proporcione. Por lo tanto, la Compañía no asumirá responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información personal.

SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

La Compañía cuenta con políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento a discreción de la Compañía, y cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información personal, independientemente del medio y/o formato donde se encuentren almacenados o ubicados, de forma temporal o permanente, así como en la forma en que éstos sean transmitidos.

En este sentido, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad reconocidas en la industria, que incluyen: transmisión y almacenamiento de información a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos,

restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, Firewalls, antivirus, IPS entre otros.

Los terceros contratados por la Compañía (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre tratamiento de información personal de Clientes, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a la presente Política de Tratamiento,

Todo contrato de la Compañía con un tercero y/o proveedor (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) en el que exista tratamiento de datos personales incluye un acuerdo de confidencialidad y/o Anexo que detalla los compromisos y obligaciones para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información personal.

USO DE COOKIES.

La Compañía y los proveedores de servicios externos pueden hacer uso de cookies y otras tecnologías similares, en las páginas web, aplicaciones móviles y en los dispositivos electrónicos utilizados para acceder a los sitios de la Compañía, con el fin de conocer la procedencia, incrementar la funcionalidad y la accesibilidad de los sitios web, verificar que los usuarios cumplan con los criterios requeridos para procesar sus solicitudes y para adaptar sus productos y servicios a las necesidades de los usuarios, pudiendo obtener la siguiente información general:

El tipo de navegador y sistema operativo utilizado.
La dirección IP.
Duración del tiempo de navegación.
Los vínculos a los que se accede.

Estas cookies, y otras tecnologías similares pueden ser deshabilitadas y eliminadas por el Usuario cuando él lo desee. Para este efecto el Cliente puede consultar y/o solicitar la ayuda del navegador de Internet que utilice.

MODIFICACIONES A LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO

La Compañía se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones y/o actualizaciones a esta Política de Tratamiento, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos, así como a actualizar nuestras prácticas en materia de manejo de la información. Los Titulares tienen derecho a solicitar en cualquier momento una copia de la Política de Tratamiento que entonces esté vigente, así mismo tiene derecho a ejercer sus derechos como titulares de datos personales conforme a la ley vigente y aplicable.

5.1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RELACIONADO CON LA GESTION DE LOS ACCIONISTAS

ALCANCE Y APLICABILIDAD

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de AROC S.A.S, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. El acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

Mantener el registro de sus Accionistas
Consultar y actualizar los datos personales de sus Accionistas
Contactar y enviar información relacionada con La Compañía.
Emitir certificaciones requeridas por el Accionista
Pagar dividendos o rendimientos.
Atender consultas, quejas y reclamos.
Realizar registros contables.
Manejar la correspondencia y las comunicaciones vía correo electrónico o llamadas telefónicas.
Atender y/o iniciar procesos legales.
Registrar la transferencia de acciones
Registrar la constitución de gravámenes sobre acciones
Responder requerimientos de las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, y de autoridades de policía o autoridades judiciales, nacionales o internacionales.
Realizar consultas a centrales de riesgos.
Verificar y consultar antecedentes judiciales y disciplinarios, y la existencia de sanciones administrativas.
Verificar y consultar listas restrictivas.

Responder requerimientos de información de entidades bancarias y/o de compañías aseguradoras con las cuales La Compañía tiene alguna relación contractual o de negocios.
Usar o revelar los datos en defensa de los derechos y/o de la propiedad de La Compañía.
Usar o revelar los datos para la detección o prevención de fraudes y para la prevención, detección, aprehensión o persecución de actos criminales.
Permitir el acceso a los auditores, revisor fiscal o terceros contratados por La Compañía, para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa, propios de la actividad comercial que desarrolla.
Transmitir a terceros interesados en realizar una inversión en La Compañía o en un proceso de integración bajo cualquier forma jurídica permitida por la ley.
Transferir a entidades nacionales o internacionales cuando se presenten situaciones societarias o de negocio que tengan como consecuencia un cambio en el responsable del Tratamiento de los datos personales. En este caso dicha situación será informada a los titulares de los datos personales para que ejerzan sus derechos de conformidad con la ley.
En general para llevar a cabo cualquier otro trámite a cargo de La Compañía relacionado con las acciones

AROC entiende que cada Accionista Ordinario, otorga su autorización para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades arriba descritas, cuando adquiere una acción emitida por La Compañía.

. Derechos de los Accionistas como titulares de datos personales y procedimiento para ejercerlos

Los Accionistas tienen derecho a consultar y conocer los detalles del tratamiento y uso de los datos personales realizado por el responsable o sus Encargados, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos, a presentar quejas antes las autoridades competentes y a revocar la autorización y solicitar la supresión cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, previo el debido proceso, y en particular a:

Conocer, actualizar y rectificar su información y datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de su información y datos personales.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y datos personales.

Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales que le sea aplicable.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información y datos personales en los términos de la presente Política de Tratamiento de datos personales.

Acceder a su información y datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, previa solicitud a La Compañía en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable.

Procedimiento para ejercer los Derechos

El Accionista Ordinario puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales a través del correo electrónico contabilidad@aroc.co, de conformidad con esta Política de Tratamiento. La dirección de contacto de La Compañía en Cali es Carrera 5 # 40-25, Barrio Las Delicias.

La Compañía que reciba alguna solicitud, validará la calidad de Accionista y procederá a dirigir su respuesta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud. En caso que la solicitud sea de actualización o cambio en la información de los titulares de Acciones como cambio de nombre, estado civil o en caso de personas jurídicas de razón social o tipo societario, deberá adjuntarse el debido soporte legal que acredita esta nueva situación.

Si la solicitud es sobre un reclamo, deberá formularse con identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección, y acompañando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, La Compañía lo requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el Accionista Ordinario presente la información requerida, La Compañía entenderá que ha desistido del reclamo.

Vigencia de la autorización

Los datos personales de los Accionistas podrán almacenarse y ser tratados conforme la presente Política, hasta por el término de veinte (20) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitir a La Compañía cumplir con sus obligaciones legales y/o contractuales, o por todo el tiempo necesario que determine la ley si éste fuere mayor, para atender las disposiciones legales aplicables especialmente en cuanto a los aspectos administrativos, tributarios, contables, fiscales, jurídicos e históricos en relación con las acciones.

5.2 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RELACIONADO CON LA GESTION DE LOS CLIENTES

ALCANCE Y APLICABILIDAD

La presente Política de Tratamiento es aplicable a toda la información personal que es recolectada y tratada en el marco de la relación con el Cliente de la Compañía, con el fin de hacer posible la producción y comercialización de los productos del portafolio de AROC.

Con la aceptación de la presente Política de Tratamiento y en los términos de ésta, se entrega consentimiento libre, expreso e informado a la Compañía para realizar el Tratamiento parcial y/o total de tus datos personales, con ocasión de la producción y comercialización del (los) producto(s) comprado(s) y para las finalidades establecidas en el presente documento. La aceptación se da especialmente cuando:

Se marca, señala y/o diligencia la casilla de verificación y consentimiento de las Políticas de Tratamiento de la Compañía, que se encuentra habilitado en nuestro sitio web y/o aplicaciones móviles.
Se diligencian y/o firman los formatos de autorización definidos por la Compañía con el fin de recolectar el consentimiento del Titular para el uso de los datos personales, para la relación comercial.
Al ingresar y/o hacer uso de alguna de nuestras instalaciones en las que se cuente con sistemas de video vigilancia o monitoreo CCTV, con el fin de mantener la seguridad de las instalaciones, de nuestros empleados y de nuestros Clientes.
Cuando se hace clic y/o responde a nuestras comunicaciones vía e-mail y/o mensajes push-up.
Cuando se envía información personal necesaria para atender consultas y/o reclamos, por cualquiera de los canales habilitados.

Cuando se inscribe y acepta recibir los boletines informativos “newsletter” que la Compañía tiene.

La Compañía Trata los datos personales principalmente para:

Proveer información sobre productos y servicios
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos celebrados
Llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, de mercadeo o publicitarios
Informar sobre cambios en productos, precios o servicios
Enviar estados de cuenta de cartera
Evaluar la calidad de los productos y servicios mediante encuestas de satisfacción;
Realizar actividades de cobranza, recaudo, pagos, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago;
Efectuar eventos o promociones de tipo comercial
Gestionar y administrar los registros contables de la Compañía y la correspondencia.
Gestionar y administrar, cuando así lo consientan, el envío de boletines y noticias, por medio de correo electrónico, mensajes de texto, web, entre otro tipo de publicidad con información publicitaria y/o comercial acerca de los productos y/o servicios que la Compañía tienen. En todo caso, el cliente tiene derecho a oponerse y/o darse de baja para esta finalidad en cualquier momento enviando un correo electrónico al canal oficial servicioalcliente@aroc.co y/o utilizando la opción enlace de darse de baja que acompaña las comunicaciones comerciales enviadas a través de los canales digitales.
Permitir el acceso a la información personal a los auditores y/o terceros contratados por la Compañía para llevar a cabo los procesos de auditoría interna y/o externa reglamentados y/o propios de la actividad comercial desarrollada por la Compañía. Solo cuando sea necesario y debido al servicio contratado, podremos compartir la información personal con las entidades financieras, para procesar pagos, cobros, compensaciones, indemnizaciones y/o reembolsos.
Permitir el acceso la información personal a las aseguradoras y/o consultores externos contratados por la Compañía para la ejecución de los servicios prestados.
Tratar y compartir cuando sea solicitado por la Autoridad competente, los datos personales requeridos (incluyendo datos personales sensibles) por la política de lavado de activos

Finalmente queremos comunicarle que La Compañía no vende y/o transa con información personal.

Estas actividades que podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

De acuerdo con las finalidades descritas en la presente Política y de acuerdo con la naturaleza de los productos que vendemos, informamos que podemos recolectar las siguientes categorías de datos personales:

Datos Generales de Identificación: nombre, apellidos, N.º de documento de identidad, RUT, firma, razón social, NIT, representación legal, certificado de constitución de la empresa
Datos de Ubicación: dirección, correo electrónico (personal y/o laboral), ciudad, número telefónico fijo y/o móvil, datos de ubicación geográfica
Datos de contenido socioeconómico: Información bancaria, información de pago, nombre o código del banco, número de cuenta de ahorros/corriente.
Otro tipo de datos: Dirección IP, historial de No conformidades, consultas y/o reclamos, nivel de satisfacción del servicio

¿CON QUIÉN COMPARTIMOS LA INFORMACIÓN PERSONAL?

La Compañía, en su calidad de Responsable puede compartir, trasmitir y/o transferir la información personal con las siguientes categorías de terceros, en cumplimiento y para la ejecución de: a) la venta del producto solicitado, b) la ejecución de la relación comercial, c) el desarrollo de nuestros intereses empresariales legítimos, en concordancia con el consentimiento y/o autorización se ha dado y d) en cumplimiento de las obligaciones legales que nos sean aplicables de acuerdo al territorio donde son recolectados los datos personales. Por lo tanto, la información personal puede ser compartida con los siguientes:

Proveedores y/o subcontratistas de: empresas de licenciamiento, mantenimiento de equipos IT, herramientas IT, proveedores de sitio web, soporte en canales de comunicación, hardware IT, almacenamiento cloud e infraestructura tecnológica.
Entidades financieras, pasarelas de pago, centrales de riesgo, control antifraude y de procesamiento de pago.
Aseguradoras

Con Autoridades gubernamentales y/o oficiales para el cumplimiento de obligaciones legales

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCERLOS

De acuerdo con las leyes aplicables en la materia, los enunciamos a continuación:

Conocer, actualizar y rectificar la información personal frente a la entidad Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe de conformidad en lo previsto en la Legislaciones aplicables.
Ser informado de forma transparente por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y datos personales.
Presentar ante las Autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales que le sea aplicable.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información y datos personales en los términos de la presente Política de Tratamiento.
Acceder a su información y datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, previa solicitud a Las Compañías, en los términos que la normatividad vigente establece y que le sea aplicable.

Procedimiento para ejercer los derechos:

El área de Contable de la Compañía es la responsable de promover y monitorear el cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales. Si desea ejercer cualquiera de los derechos que asisten como Titular de la información, hemos habilitado los siguientes correos electrónicos como canales oficiales para la recepción de tus solicitudes, consultas y/o reclamos: contabilidad@aroc.co, servicioalcliente@aroc.co.

Para darle trámite a las solicitudes, consultas y/o reclamos, o para ejercer alguno de los derechos especificados en la presente Política, se debe acreditar la identidad y Titularidad ante la Compañía, por lo tanto, se acepta solicitar documentos y/o información que permitan validar la Titularidad, evitando la pérdida, consulta, uso y/o acceso no autorizado o fraudulento por personas no autorizadas y/o que no tengan mandato legal para actuar en su nombre a la información personal de la que somos Responsables. Cuando la petición sea formulada por una persona distinta al Titular, el tercero deberá acreditar en debida forma la personería y/o mandato legal para actuar en nombre del Titular, enviando los documentos que lo soporten.

Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, informaremos los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida por el interesado, entenderemos que se ha desistido del reclamo. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los datos personales no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables dispongan.

VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN

Conservaremos la información personal durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de las finalidades establecidas en el presente documento de acuerdo con la prestación del servicio y en cumplimiento de las regulaciones aplicables, por lo tanto, informamos que la información personal podrá permanecer almacenada hasta por el término de diez (10) años, contados a partir de la fecha del último tratamiento y con el fin de permitirle a la Compañía el cumplimiento de las obligaciones legales que apliquen, así como, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables en la materia para el manejo de reclamaciones y defensa legal, quejas, reclamos y/o consultas, que nos obligan a llevar a cabo determinados tratamientos de datos en cumplimiento de los procedimientos y requerimientos ante las autoridades y entidades de control y vigilancia de cualquier jurisdicción en la que operamos.

5.3 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RELACIONADO CON EL TALENTO HUMANO

ALCANCE Y APLICABILIDAD.

La aceptación de esta Política de Tratamiento de los datos personales conforme a los términos de la misma, ocurre cuando el Candidato, empleado Vinculado mediante contrato de trabajo, Tercero Vinculado, empleado Pensionado y/o Jubilado, proporciona sus datos personales a través de cualquier canal o medio establecido por La Compañía, para la correcta ejecución de los diferentes procesos y procedimientos de Gestión Humana.

Conforme se define en este documento, el empleado vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados, que suministren datos personales propios y/o datos personales de Titulares pertenecientes a su grupo familiar y/o de sus beneficiarios, conoce y acepta que la Compañía realiza tratamiento de información personal, para las finalidades previstas en esta Política, garantizando la transparencia y cumplimiento de las regulaciones actuales y de las políticas internas de AROC, cuando el empleado vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados actúen mediante representación o estipulación en favor de otro o por otro, se entiende que lo hacen bajo el principio de buena fe.

Al aceptar esta Política de Tratamiento, y al momento de firmar la autorización en la firma del contrato, cada uno de los Titulares de la información (incluyendo los del grupo y/o beneficiarios del empleado vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados), autorizan que la Compañía realice el tratamiento de su información personal de forma parcial o total, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación, grabación, procesamiento, transmisión y/o transferencia nacional e internacional, y únicamente para las finalidades aquí descritas:

Tratar la información personal para el adecuado manejo de todos los procesos relacionados con Gestión Humana dentro de la Compañía, así como para el envío de información relacionada con dichos procesos, tales como: procedimientos de verificación y evaluación de los aspirantes en los procesos de selección de la Compañía, control y seguimiento del proceso de contratación, soporte y ejecución

de los beneficios derivados de un contrato de trabajo, tales como, pero sin estar limitados a: desprendibles de nómina, afiliación y pago de las cotizaciones al sistema integral de seguridad social, inscripción y/o actualización de beneficiarios ante el sistema integral de seguridad social, pago de la nómina, cursos de capacitación y formación, atención de actividades de bienestar, gestionar el sistema de seguridad y salud en el trabajo en el ejercicio de las diferentes actividades laborales y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de contrato de trabajo, y con la administración de Gestión Humana.
Suministrar la información personal a las autoridades de control y vigilancia, administrativas, de policía y judiciales, nacionales e internacionales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario, en defensa de los derechos y/o de la propiedad de la Compañía, de sus clientes, o usuarios de sus sitios web para la detección o prevención de fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, prevención de conflicto de intereses, detección de personas expuestas pública o políticamente (PEPs), para la prevención, detección, aprehensión o persecución de actos criminales o cuando La Compañía de buena fe considere que la entrega de la información y datos personales es en el mejor interés para preservar la seguridad interna y/o externa.
Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que se desarrolla.
Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener la veracidad de la información.
Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los procesos y procedimiento propios de Gestión Humana, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales se está obligado.

Transferir su información y sus datos personales en caso de cambio de control de La Compañía o de alguna de las unidades de negocio a través de fusión, adquisición, quiebra, escisión, o creación, a la nueva entidad en control de La Compañía o de la unidad de negocio. Si como consecuencia del cambio de control, hay cambio en el responsable del tratamiento de la información y datos personales, dicha situación será informada a los Titulares de la información y de los datos personales, para que ejerzan los derechos de conformidad con la ley

Las condiciones bajo las cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos serán indicadas al momento de informar el cambio de control.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, así como las finalidades antes descritas, aplican para los Titulares de la información que actúen bajo alguna de las calidades que a continuación se describen.

Candidatos y/o aspirantes a ocupar una vacante o cargo en la Compañía (en adelante “candidato”)

Se entiende por candidato, aquella persona natural que manifieste a través de cualquier medio dispuesto por la Compañía, su interés de participar en los procesos de selección. Al aceptar esta Política de Tratamiento, cada uno de los candidatos, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza que la Compañía realice el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Tratamiento, para las finalidades:

El envío de correos electrónicos, información relacionada con procesos de selección, procesos de contratación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo, civil o comercial con Gestión Humana.
Procesos de verificación y consulta de la veracidad de la información, referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.
Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo.

y/o de aprendizaje: es la persona que está vinculada a través de un contrato laboral con La Compañía (en adelante “Empleado vinculado mediante Contrato de Trabajo”). Al aceptar esta Política de Tratamiento, el empleado vinculado mediante Contrato de Trabajo, actuando en calidad de Titular de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente que La Compañía realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o

transferencia a terceros países en los términos de la presente Política de Tratamiento, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
- Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Gestión Humana, tales como: desprendibles de nómina, beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo, solicitud de información relevante para la Compañía, certificados de retención en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de capacitación y formación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de un contrato de trabajo.
- Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales.
- Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
Son terceros vinculados las personas naturales, distintas de los empleados vinculados mediante contrato de trabajo, que presten sus servicios o apoyen la ejecución de algunos procesos en La Compañía, incluyendo los contratos de Aprendizaje en etapa lectiva o productiva , miembros de la Junta Directiva de La Compañía, o quienes se encuentren al servicio de algún contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con La Compañía, y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial, (en adelante “Tercero vinculado”).

Al aceptar esta Política de Tratamiento de Datos Personales, el Tercero Vinculado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que la Compañía realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Tratamiento, para dar cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de un contrato civil o comercial con la Compañía y consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.

Grupo familiar y/o beneficiario: todas aquellas personas naturales que tienen un vínculo de consanguinidad y/o civil con cualquier empleado vinculado mediante Contrato de Trabajo o tercero vinculado, que disfrute de los beneficios otorgados de manera directa por la Compañía. Es beneficiario, aquella persona natural que sea registrada por Gestión Humana por un empleado vinculado mediante contrato de trabajo o por un tercero vinculado, para el otorgamiento de los beneficios entregados de manera directa por La Compañía (en adelante “Grupo familiar y/o beneficiario”).
Empleado retirado: aquella persona natural que tuvo un vínculo laboral generado por un contrato y que terminó por cualquiera de las causas legales establecidas (en adelante “empleado retirado”)

Al aceptar esta Política de Tratamiento, el empleado Retirado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que la Compañía realice el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Tratamiento, para envío de correos electrónicos, información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Gestión Humana y que puedan surgir después de la terminación del contrato de trabajo,

Empleado jubilado/pensionado: aquella persona natural que tuvo un vínculo laboral generado por un contrato de trabajo con La Compañía y se terminó con ocasión al reconocimiento de su derecho pensional de manera directa por La Compañía o reconocida a través del Sistema de Seguridad Social (en adelante “empleado Jubilado /Pensionado”).

Al aceptar esta Política de Tratamiento, el empleado Jubilado o Pensionado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza que la Compañía realice el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Tratamiento, para el cumplimiento de obligaciones que se puedan derivar de la terminación del contrato de trabajo o de gestión de información como pensionado/jubilado.

Información y datos personales que tratamos:

La Compañía puede recolectar información y datos personales de: candidatos, empleados vinculados mediante contrato de trabajo, terceros vinculados, grupo familiar y/o beneficiario, empleado retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, la cual puede variar en razón de requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas, naturaleza del contrato, naturaleza de los beneficios legales y extralegales, entre otros. Para tales efectos, se puede recolectar la siguiente información y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros, que pueden estar localizados en la nube o en distintas ciudades:

Para el caso de candidatos a ocupar un cargo en La Compañía, se hace Tratamiento de: Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Nacionalidad, Fecha de nacimiento, Género, Estado civil, Teléfonos fijos y celulares de contacto del candidato y de las referencias personales y laborales que informa en su hoja de vida, Direcciones postales y electrónicas del candidato y de las referencias personales y laborales que informa en su hoja de vida, Profesión u oficio, Perfil Académico, Perfil Profesional.
Para el caso de empleados activos, pensionados, jubilados y demás personas que hayan tenido un contrato de trabajo con La Compañía: Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Fecha de nacimiento, Género, Estado civil, Teléfono residencia, Teléfono celular, dirección vivienda, correo electrónico, Profesión u oficio, Perfil Académico, Perfil Profesional, Fecha Ingreso, Nacionalidad, Departamento, Grupo sanguíneo, Nombre de la Madre, Nombre del Padre, Nombre de miembros del grupo familiar a incluir como beneficiarios, Empleo anterior, Tipo Contrato, Término Contrato, Cargo, Sueldo, Función, Perfil del cargo, Cuenta Bancaria para pagos de nómina, Fondo Cesantía, Fondo Salud, Fondo Pensión, Caja Compensación Familiar, Entidad prestadora de salud EPS, Entidad de medicina prepagada, Certificaciones de exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro.

*Otros datos necesarios para la ejecución de la relación contractual

Para los terceros vinculados (entendidos estos como: las personas naturales, distintas de los empleados vinculados mediante contrato de trabajo, que presten sus servicios a la Compañía bajo cualquier contrato diferente del contrato laboral, o que se encuentren al servicio de algún contratista o proveedor de bienes o

servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con la Compañía , y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial):Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Fecha de nacimiento, Género, Estado civil, Teléfono residencia, Teléfono celular, Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales), Profesión u oficio, Nacionalidad, Departamento, Relación con algún funcionario – grado de parentesco, Tipo Contrato, Término Contrato.
Para el caso del grupo familiar y beneficiarios (hace referencia a datos de familiares para el disfrute de beneficios): Nombre (beneficiario), Documento de identidad, Fecha inicio vigencia (fecha ingreso a la compañía del empleado), Fecha nacimiento (de beneficiario), Nacionalidad, Departamento, País, Sexo, Parentesco con el empleado.

Los Titulares de la información no estarán obligados en ningún evento a autorizar el Tratamiento de datos sensibles. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la correcta administración de los procesos de talento Humano, los Titulares suministren algún dato personal sensible a la Compañía, se entiende que se ha autorizado su uso, para las finalidades expresas en este documento, lo cuales serán tratados de acuerdo a la política de seguridad de la compañía.

Derechos que le asisten al Titular de la información.

Se le informa al Titular de la información sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como Titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:

a) Conocer, actualizar y rectificar su información y datos personales frente a la entidad Responsable del Tratamiento o encargada del Tratamiento de su información y datos personales.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y datos personales.

d) Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales que le sea aplicable.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información y datos personales en los términos de la presente Política de Tratamiento.
f) Acceder a su información y datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a Las Compañías, en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable.

Procedimiento para ejercer los derechos:

El Candidato y/o aspirante, empleado vinculado, Tercero vinculado, empleado retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier tiene derecho a conocer los detalles del tratamiento de sus datos personales y a ejercer los derechos que les asisten como Titulares de los mismos, en los términos de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la presente Política de Tratamiento.

AROC ha habilitado canales de atención específicos para que los interesados puedan ejercer sus Derechos frente al Tratamiento de sus Datos Personales como lo son los correos electrónicos: contabilidad@aroc.co, servicioalcliente@aroc.co

Consultas y Reclamos

a) El Titular de la información y/o quien ejerce el derecho en su nombre, debe acreditar su Titularidad con el fin de evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por una persona distinta del Interesado y/o que no tenga mandato legal para actuar en nombre de este. La acreditación será por medio de: copia física o digital del documento de identificación pertinente. Cuando la petición sea formulada por persona distinta al Titular, el tercero deberá acreditar en debida forma la personería o mandato para actuar en nombre del mismo enviando los documentos que lo soporten

b) La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados debe ser presentada por: medio escrito, físico y/o digital

c) La solicitud del ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados debe contener como mínimo la siguiente información: Nombre del Interesado, de su representante y/o la persona que ejerce el derecho en su nombre, Petición concreta, precisa y justificada del derecho invocado, Dirección física y/o electrónica para notificaciones, Documentos que soportan la solicitud (si aplica), Firma del peticionario de acuerdo con el medio de la solicitud.

Vigencia DE LA AUTORIZACIÓN

La información suministrada por los candidatos a ocupar un cargo vacante dentro de La Compañía permanecerá almacenada hasta por el término de un (1) año contado a partir de la fecha del último Tratamiento, para ser tenido en cuenta en futuros procesos de selección en donde participe el candidato.

La información suministrada por los empleados activos, trabajadores retirados, pensionados, jubilados y demás personas que hubieren tenido un vínculo laboral directo con La Compañía permanecerá hasta por el término de dos (2) años contados a partir de la fecha del ultimo Tratamiento, en cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a su cargo, o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

Finalizado el periodo precaucional de dos (2) años, la historia laboral es almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por La Compañía para tal fin, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones legales y/o contractuales a su cargo, especialmente en políticas corporativas, obligaciones legales y/o contractuales o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, laborales y de seguridad social, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley, siguiendo lo establecido por el art. 264 del Código sustantivo del Trabajo.

Información de niños, niñas y adolescentes menores de edad: La Compañía, podrá ser depositaria de información de niños, niñas y adolescentes menores de edad, que tengan un vínculo de consanguinidad o afinidad o simplemente sean parte del grupo familiar del empleado vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, empleado retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado a La Compañía. En el evento en que los padres o representantes legales de estos menores detecten un Tratamiento de datos no autorizado podrán presentar sus consultas o reclamaciones al correo electrónico servicioalcliente@aroc.co. La Compañía velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el Tratamiento de sus datos se respeten las leyes que les sean aplicables, así como el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como Titulares de sus datos personales.

Reserva de la historia clínica ocupacional

El artículo 14 de la Resolución 2346 de 2007 emitida por el Ministerio del Trabajo de Colombia, define la historia clínica ocupacional como el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional. La historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le son aplicables las disposiciones legales que a esta la regulan.

5.4 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RELACIONADO CON NUESTROS PROVEEDORES

ALCANCE Y APLICABILIDAD

AROC puede recolectar información y datos personales para cumplir de manera efectiva las obligaciones derivadas de la compra de bienes o contratación de servicios, será necesario recopilar cierta información de nuestros proveedores como:

Razones sociales o nombres de personas naturales.
Nombres
Información de identificación tributaria y fiscal.
Información bancaria para pagos vía transferencia
Copia de documentos de soporte de la información tributaria y bancaria
Dirección postal, correo electrónico, número de teléfono y/o del proveedor.

Cualquier otro soporte requerido según la naturaleza de la contratación de la compra o servicio que se realiza. A partir del momento en que los proveedores proporcionan información dan su consentimiento a La Compañía para mantener en sus registros toda la información que sea proporcionada a través de cualquier medio, a fin de obtener sus datos personales y de control.

La información recopilada podrá ser utilizada para las siguientes finalidades:

Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios
Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
Evaluar cualitativa y cuantitativamente los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
Comunicar Políticas y procedimientos sobre la forma de mantener la relación con los proveedores.
Procesar y controlar el registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
Contestar a consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.
Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial entre el proveedor y La Compañía.
Verificación en listas de riesgo

Se obtendrá la información necesaria para cumplir con las obligaciones legales y contractuales y para llevar a cabo procesos relacionados con los proveedores, incluyendo las finalidades señaladas en este documento y las que los mismos autoricen.

De forma anual solicitaremos a nuestros proveedores que revisen y actualicen la información que tenemos sobre ellos.

Así mismo los proveedores pueden solicitar cualquier cambio a la información suministrada y ejercer los derechos legales como titulares de datos personales comunicándose con contabilidad@aroc.co

Los proveedores podrán en todo momento y por causa legítima objetar por escrito el tratamiento de sus datos personales. Si su solicitud resulta procedente, La Compañía no continuará tratando dichos datos. La Compañía tiene como política realizar procesos de depuración periódica de la información de aquellos proveedores con la que ha finalizado o interrumpido su relación de negocios.

C. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN

La información suministrada por los proveedores permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.